Głównym celem, w jakim zawierana zostaje umowa z biurem rachunkowym jest sformułowanie postanowień dotyczących prowadzenia księgowości oraz spraw pracowników i ich płac przez biuro rachunkowe. Dzięki temu, iż księgowość nie jest prowadzona przez przedsiębiorce, pozwala mu to na pełne skupienie się na prowadzonym biznesie, a nie na aspektach księgowości, gdyż te obowiązki przejmuje wówczas biuro rachunkowe.
Czym jest biuro rachunkowe?
Podmiot, który to prowadzi działalność gospodarczą i świadczący usługi osobom fizycznym, przedsiębiorstwom, instytucjom oraz innym podmiotom gospodarczym nazywany jest biurem rachunkowym. Najczęściej świadczy on usługi w kwestiach finansowo-księgowych na tle wszystkich form ewidencji działalności gospodarczej; reprezentuje usługobiorcę i jego interesy w urzędach oraz innych instytucjach; przygotowuje wnioski kredytowe; oblicza składki na ubezpieczenie społeczne; doradza w kwestiach podatkowych, prowadzenia działalności gospodarczej i opracowywaniu zakładowych planów kont; obsługi kadrowo-płacowej oraz rozliczenia podatku VAT.
Biura rachunkowe zawierają z podatnikiem umowę cywilnoprawną, nieprzenoszącą odpowiedzialności administracyjno-podatkowej ciążącej na podatniku. Odpowiedzialność biura wynika z treści podpisanej umowy, która zleca nadzorowanie i prowadzenie ksiąg. Należy pamiętać, że biuro nie może odpowiadać za dokumenty, które nie zostały dostarczone.
Prowadzenie ksiąg rachunkowych przez biuro rachunkowe
Sposób i wymagania dotyczące prowadzenia przez biura rachunkowe ksiąg zostały opisane w Ustawie o Swobodzie Działalności Gospodarczej z dnia 2 lipca 2004 roku. Zakłada ona, iż: należy prowadzić księgi rachunkowe opierając się na dowodach księgowych oraz dodatkowo uwzględniając chronologię, sprawdzać poprzez inwentaryzację stan aktywów (kontrolowane przez jednostkę zasoby majątkowe, dające jej korzyści ekonomiczną) i pasywów (źródła finansowania, które wskazują na to, kto nadał firmie odpowiednie środki), wyceniać aktywa i pasywa, ustalać wynik finansowy, sporządzać sprawozdania finansowe, gromadzić i przechowywać dowody księgowe oraz pozostałą dokumentację określoną w ustawie o rachunkowości. Aby dana osoba została upoważniona do prowadzenia ksiąg rachunkowych musi spełniać wymagania takie jak: posiadać pełną zdolność do czynności prawnych, nie być skazanym prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwa skarbowe a także przestępstwa pospolite, posiadać ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej za szkody, które mogą zostać wyrządzone w związku z prowadzoną przez daną osobę działalność.